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Qualifications
I – CONTEXTE
Suite au processus de priorisation & de réalignement qui s’est déroulé au sein de l’organisation, certains postes ont été abolis. Malgré la diminution de l’effectif du staff, le volume du travail continue à augmenter et il y a besoin de la main d’œuvre nécessaire pour l’accomplissement des activités dans les délais.
En vue de combler ce vide que le bureau fait face en termes de ressources humaines et tenant aussi compte du volume des requêtes des missions tant à l’intérieur qu’à l’extérieur à gérer, il y a besoin de recruter un assistant voyage & protocole sur les fonds des activités disponibles.
II - OBJECTIF
L’objectif global est d’apporter un appui administratif en matière de gestion des voyages et du protocole ; préparer et initier dans le GSM des transactions relatives aux activités liées au poste, conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS.
III – DESCRIPTION DES TACHES
Sous la supervision de l'Administrateur chargé des Opérations, l'Assistant Voyage et Protocole fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l'exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines de la Gestion des voyages et des réunions.
Le/la titulaire du poste:
1) Enregistre et gère les plans de réunions dans le GSM ;
2) Initie et gère les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ;
3) Assure la conformité et le respect des politiques en matière de voyages ; ainsi que la mise que le suivi de la mise en œuvre des recommandations des missions ;
4) Préparer les itinéraires et leur tarification en étroite collaboration avec l'agence de voyage ;
5) Prend toutes les dispositions administratives relatives aux réunions et aux missions officielles du bureau de pays et gère les plans de voyage ;
6) Assurer le rerouting éventuel des billets en cas de nécessite et effectue le calcul des différentiels dus ;
7) Assurer le traitement, la vérification et le calcul des factures reçues avant paiement ;
8) Servir d'agent de liaison entre le bureau de l'OMS et les différentes agences de voyages et effectuer les négociations de toutes facilites ;
9)Assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées au cours desmissions ;
10) Gérer les réservations d'hotel/hébergement lors des réunions et il/elle est responsable de la mise à jour des informations sur les hôtels et sites d'hébergements répondants aux critères de sécurité des Nations Unies au Burundi ;
11) Assure le suivi des remboursements de billets partiellement ou non partiellement utilises dans les délais ;
12) Fais le suivi avec les collègues de l'Unité Travel & Procurement des autres pays, du bureau régional et du Siege pour les formalités liées aux déplacements des staffs et du personnel du Ministère en mission dans le cadre des activités financées ou suivies par le Bureau de l'OMS au Burundi;
13) Aide a la production de rapports, de statistiques et/ou de supports d'information, en cas de besoin ;
14) Suivi et contrôle des ristournes dues;
15) Le/la titulaire du poste servira de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'équipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays;
16) Assure le dépôt, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminées vers les Ambassades et Missions diplomatiques;
17) Assurer les formalités d'accueil a l'aéroport des voyageurs officiels en mission ;
18) Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays ;
19) Aider au traitement des demandes de laissez-passer et renouvellement des badges pour le personnel auprès de UNDSS ;
20) Assister le personnel internationalement recrute et les personnes a leur charge pour les demandes de permis/visa de résidence, de cartes d'identité et d'autres documents auprès des services de l'immigration conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national ;
21) S'occuper des aspects protocolaires de la WR, du Directeur Régional et du Directeur General en étroite collaboration avec leur cabinet et en collaboration avec le protocole d'état ;
IV - QUALIFICATIONS, EXPERIENCE ET COMPETENCES REQUISES
1. Education
Essentielle: Minimum : Diplôme de fin d'études secondaires suivies d'une formation avec accent sur les pratiques et procédures en matière de voyages et réservation des billets de voyages.
Souhaitable: Une licence professionnelle ou BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation IATA serait un atout. Compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également souhaitées.
2. Expérience
Essentielle: 05 années d'expérience a des postes administratifs dont au moins 3 ans dans le domaine de la gestion des voyages et du Protocol. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s'appliquent aux taches à accomplir.
Souhaitable: Une expérience dans le domaine des services lies au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparent serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
3. Compétences génériques
1) Travail d’équipe
2) Le respect and la promotion des differences individuelles & culturelles
3) Communication
4) Produire des résultats
5) S’assurer de l’utilisation efficace des ressources
4. Compétences fonctionnelles
Être de nationalité Burundaise
Le poste requiert la connaissance des rouages administratifs du pays, de tous les mécanismes protocolaires. La maitrise d'un logiciel de voyage est necessaire.
Le/la titulaire doit demontrer un code de l'ethique et de l'integrite et egalement etre dote de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l'Organisation.
Capacite a etablir des priorites, a effectuer plusieurs taches a la fois et a respecter des delais serres
La connaissance des regles, reglements et pratiques de l'OMS serait un atout.
Aptitude a travailler dans un environnement multiculturel.
Expertise technique prouvée
Capacité à planifier, organiser, coordonner et mettre en œuvre des apports provenant de plusieurs sources ;
Exprimer ses idées de manière claire et concise, tant à l'oral qu'à l'écrit ;
Compétences professionnelles dans l'élaboration de rapports et de documents convaincants.
Capacité à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel
5. Connaissances linguistiques
Essentielle: Bonne connaissance du français
Désirable: La connaissance pratique de l'anglais est souhaitable.
6. Connaissances informatiques
Le travail nécessite l'utilisation de logiciels de traitement de texte ( word) et d'autres logiciels, comme Excel & PowerPoint ainsi que du matériel de bureau usuel. Le/la titulaire du poste doit être formé (de manière formelle ou sur le tas) à l'utilisation des logiciels de bureautique courants. Une formation à l'utilisation du système Oracle ou d'autres systèmes ERP serait un atout.
Additional Information
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