Assistant Administratif et Comptable (H/F)

  • Added Date: Wednesday, 11 September 2019
  • Deadline Date: Thursday, 26 September 2019

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Solthis est une ONG ayant pour objectif de contribuer au renforcement des systèmes de santé pour améliorer l’accès à des soins de qualité dans les pays à ressources limitées et/ou auprès des populations vulnérables.

Mission :

Basé(e) au siège de l’Association à Bagnolet et supervisé(e) par le Responsable Ressources Humaines, l’Assistant(e) administratif(ve) et comptable assiste les responsables de volets sur les aspects comptables, administratifs et logistiques de l’association.

Activités principales :

1) Administration générale

  • Préparer les conseils d’administration, assemblées générales (convocation, réunions, préparer et classer les documents officiels)

  • Assurer l’interface téléphonique (standard) et l’accueil des visiteurs

  • Gérer la réception et l’envoi du courrier

  • Assurer l’archivage et la gestion des documents (version électronique et papier)

2) Comptabilité-Finance, sous la supervision du Directeur Administratif et Financier

  • Préparer l’imputation analytique des factures payées par le siège

  • Préparer et importer la comptabilité du siège dans le logiciel Saga

  • Gérer les caisses du siège (euros et devises)

  • Apporter un support sur la comptabilité terrain en lien avec les coordinateurs administratif et financier : respect des procédures d’engagement des dépenses, existence et validité des pièces comptables…

  • Assurer le respect de la procédure d’engagement des dépenses

  • Aider à la préparation et participer aux audits : CAC + bailleurs

  • Participer au suivi budgétaire du siège

3) Ressources humaines, sous la supervision du Directeur des Ressources Humaines

  • Gérer des caisses sociales, en relation avec le cabinet social :

· Réception des courriers et envoi au cabinet social

· Gestion des bordereaux mensuels et trimestriels et paiement

  • Anticiper et préparer les Per diem des expatriés en briefing ou débriefing, des stagiaires, des postes volants etc… (voir tableau per diem)

  • Suivre administrativement les assurances santé des salariés du siège (y compris la mutuelle) et des expatriés

· Changement de pays

· Affiliation/résiliation

· Informations diverses

  • Commander les tickets restaurant (mensuellement)

  • Suivre et organiser les visites médicales annuelles (RDV et suivi de la fréquence)

4) Services généraux et logistique

  • Rechercher de nouveaux fournisseurs suivant les besoins (qualité, prix et délais)

  • Gérer les commandes de fournitures, mobiliers de bureau, télécom et matériel informatique : devis, bons de commande, cotations, relations fournisseurs, inventaires…

  • Réceptionner les marchandises

  • Veillez à la maintenance des locaux du siège (les locaux étant en sous-location, il s’agit principalement de remonter les informations et assurer la communication avec les différents prestataires)

  • Gérer le parc informatique : la maintenance informatique en relation avec nos prestataires de support informatique et gestion des adresses email (siège + terrain), inventaires, imprimantes

5) Déplacements nationaux et internationaux

  • Organiser les déplacements du personnel (siège, expatriés, partenaires…)

· Inscription du personnel aux cours et conférences internationales

· Gestion des relations avec les agences de voyage (GARD, Air France…)

· Réservation et commande des billets, rédaction des ordres de mission, obtention de visa, souscription aux assurances, gestion des logements

· Organisation des demandes de cours (dépôt de courriers ou colis, obtention de visas…)

6) Communication/Information

  • Aider à l’organisation d’évènements

· Location de salles

· Logistique de l’évènement (badges, pause-café, préparation du matériel…)

· Soirées/dîners

Expériences / Formation du candidat :

  • Niveau minimum Bac+2/3
  • Expérience souhaitée de 2 ans minimum sur le même type de poste
  • Compétences et connaissances souhaitées :
    • Comptabilité (logiciel SAGA apprécié)
    • Administration des associations
    • Gestion de déplacements internationaux
    • Informatique (maîtrise des logiciels Excel, Word, Powerpoint, Outlook)
    • Anglais opérationnel
  • Qualités : rigueur, organisation, prise d’initiative, polyvalence, gestion des priorités

Solthis applique une politique de non-discrimination à l’embauche fondée uniquement sur les compétences, le niveau d’expérience et le savoir-être de ses candidats et ne fonde en aucun cas ses critères de sélection sur des notions telles que le genre, l’âge, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, l’appartenance religieuse ou encore l’état de santé (pathologie et/ou handicap).

Nous vous encourageons donc toutes et tous à proposer votre candidature.

Statut : Salarié, non cadre

Durée du contrat : CDI

Date de prise de poste : quatrième trimestre 2019

Lieu : Bagnolet (93)

Salaire : selon grille Solthis et expérience + 85% de la mutuelle + tickets restaurant + 50% du transport en commun

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