Asistente Administrativo(a)

  • Added Date: Wednesday, 11 January 2017
  • Deadline Date: Tuesday, 17 January 2017

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El Departamento de Salvaguardia y Seguridad de las Naciones Unidas – UNDSS, se encarga de apoyar a las organizaciones del Sistema de Gestión de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS – UN Security Management System, por sus siglas en Inglés), a través de los servicios brindados, la asesoría y el acompañamiento del personal de la oficina, para facilitarles el desarrollo de las actividades que les permiten cumplir con su mandato dentro de las medidas de seguridad necesarias que promueven la integridad del personal, los bienes de la organización y la implementación de los variados programas.

Igualmente, tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales, para brindar asesoría y apoyo específico en temas de seguridad.

Para cumplir con esta tarea UNDSS Colombia ha venido consolidando una estructura que permita darle un manejo integral a la seguridad a través del fortalecimiento de diferentes áreas, entre ellas, comunicaciones, operaciones, entrenamiento y análisis de la Información.

En este contexto  y buscando dar soporte administrativo a UNDSS, en particular a las actividades operativas de las oficinas territoriales y satelitales, el/la  Asistente Administrativo(a)  bajo la supervisión directa del Asesor Jefe de Seguridad Adjunto de UNDSS Colombia realizará el seguimiento administrativo a gestiones operacionales relacionadas con adquisiciones, reclutamiento, misiones, sistemas, archivo, servicios generales y seguridad, con el fin de apoyar el correcto funcionamiento administrativo prestando un servicio eficiente y oportuno que atañe a las oficinas y al personal de UNDSS a nivel terreno como a la oficina país en Bogotá.

El/la Asistente Administrativo(a) trabaja  en estrecha colaboración con personal de  todas las áreas del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas y otras  Agencias de Naciones Unidas, intercambiando información y asegurando la prestación de servicios de manera consistente, enfocada en el Servicio al cliente y en alcanzar resultados de calidad, en aras de facilitar las labores ejecutadas por los colegas de UNDSS y en consecuencia, cumplir con los objetivos planteados por la oficina en su mandato de apoyo a las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas.

Bajo la dirección general del Asesor Jefe de Seguridad Adjunto, el/la Asistente Administrativo(a) proporcionará servicios logísticos y operativos en la elaboración de productos asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo de UNDSS.    

El/la Asistente Administrativo(a) será responsable de brindar asistencia técnica, administrativa y profesional en la planeación, organización, ejecución, monitoreo y evaluación de las actividades relacionadas con el fortalecimiento de las buenas prácticas a los funcionarios y contratistas que desarrolla sus actividades en el nivel central y territorial acuerdo a las regulaciones y procedimientos establecidos por Naciones Unidas.

Las funciones principales que desarrollará el/la Asistente Administrativo(a) se resumen en las siguientes actividades:

  • Coordinar y liderar todos los aspectos logísticos para la realización de reuniones internas y externas de UNDSS y de aquellos eventos solicitados por la Sede; (Organización de talleres, capacitaciones, envío de invitaciones, elaboración de presupuestos, reservación de hoteles y salones, pasajes, listas de asistencia de participantes, elaboración de presentaciones, organización de los servicios de catering y del salón, disponibilidad de equipos audiovisuales, etc).
  • Participar en reuniones interinstitucionales y de cualquier otro tipo, según sea asignado.
  • Realizar los trámites pertinentes para adelantar los procesos de compras, reposiciones, cambios de planes y diferentes actividades relacionadas con el tema de teléfonos celulares de la oficina de UNDSS Colombia, con el fin de asegurar el mejor costo beneficio y el seguimiento de la facturación mensual de telefonía celular para determinar el consumo por proyecto y/o los gastos adicionales por funcionario y asegurar el respectivo reembolso a la oficina.
  • Elaborar, redactar y revisar documentos conceptuales, comunicaciones, informes técnicos, administrativos, reportes de los Talleres y capacitaciones, así como la correspondencia, minutas, notas al archivo, relatorías, actas y demás documentos que le sean solicitados y contribuir en la discusión de cada Informe en su versión preliminar y final, de acuerdo con la implementación de diversas actividades a nivel central. De igual manera, deberá monitorear la entrega oportuna de los productos contratados según lo exijan los diversos Acuerdos de UNDSS.
  • Identificar, planificar y hacer seguimiento de las actividades del Plan de Trabajo, de las necesidades y requerimientos relacionados con la adquisición de equipos, materiales y servicios para la oficina de Bogotá.
  • Realizar los trámites administrativos y operativos necesarios para la compra de bienes inmuebles, equipos, suministros generales, insumos de papelería y/o servicios del área administrativa en todas las etapas del proceso y del cumplimiento de los mismas - licitaciones y adquisiciones, según sea el caso; elaboración de cuadros comparativos de precios y las órdenes de compra correspondientes - asegurándose de cumplir con los procedimientos y normas del PNUD.
  • Revisar los procesos de adquisiciones recibidos de las oficinas de terreno, asegurando el cumplimiento de los requisitos.
  • Mantener actualizada la historia de los vehículos oficiales de la oficina de Bogotá y apoyar los procesos de programación de mantenimientos, a través de la verificación de las facturas por consumos regulares de combustible, lavados de vehículos, entre otras actividades que se lleven a cabo con la estación de servicio contratante.
  • Conocer las vigencias de las diferentes pólizas de seguros y documentos inherentes a los vehículos de UNDSS, coordinando los procedimientos necesarios con las oficinas de terreno.
  • Adelantar y participar en los procesos establecidos en casos de accidentes de los vehículos, daños, pérdidas o robos, investigaciones, procesos de bajas, venta de activos de la oficina, etc. y actuar acorde a las directrices del PNUD, del CSA y/o DCSA.
  • Asegurar el buen funcionamiento de equipos y de los bienes inmuebles de la oficina, proyectando los mantenimientos y acciones a que diere lugar.
  • Verificar que UNDSS cuente con contratos vigentes para los servicios que requiere, apoyando el proceso de formalización de contratos que las áreas de UNDSS acuerden con terceros, tanto a nivel central como territorial, realizando los trámites pertinentes ante el PNUD y llevando a cabo los pasos necesarios para su expedición a través de la preparación de los documentos requeridos para nuevas contrataciones y/o renovaciones, en los tiempos predeterminados y cumpliendo con las directrices expedidas por el PNUD, según el tipo de contrato.
  • Revisar, informar, verificar, preparar documentación y hacer seguimiento con las áreas respectivas de DSS y del PNUD sobre los diferentes mantenimientos que se requieren para el buen funcionamiento de los bienes inmuebles, los servicios generales e instalaciones de la oficina en Bogotá, actuando como punto de enlace en los temas relacionados con la Administración del Edificio (ingresos, parqueaderos, autorizaciones, salida de equipos), entre otros.
  • Llevar un control de las fechas de vencimiento de los documentos expedidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores a los funcionarios internacionales de UNDSS y gestionar ante el PNUD el proceso de renovación de los mismos.
  • Gestionar las actividades pertinentes a los contratos de personal de UNDSS Colombia, tanto a nivel de Personal Local (Fixed Term Appointment), Service Contract y Personal Internacional.
  • Adelantar y gestionar los procesos necesarios para la renovación de contratos y nuevas contrataciones de personal incluyendo la apertura de nuevas convocatorias, programaciones de pruebas y/o entrevistas, consolidación de información y documentación requerida para las contrataciones, y gestionar la contratación del personal seleccionado ante Talentos Humanos y el Centro de Servicios.
  • Consolidar y controlar los soportes mensuales de pensión y salud de los contratos que lo requieren, así como de la renovación de exámenes médicos. Llevar un control de los step increase anuales del personal, realizando seguimiento a la ejecución del mismo.
  • Mantener actualizada la información sobre vacaciones, licencias y compensatorios del personal de UNDSS hacer seguimiento a los trámites correspondientes. Consolidar y revisar los formatos de Monthly Leave Report asegurando el correcto diligenciamiento cumpliendo con la fecha de entrega establecida por el PNUD.
  • Liderar el proceso de inventarios de UNDSS Colombia a través de la preparación de la documentación respectiva para activos entrantes y salientes, llevando un registro actualizado de los activos por proyecto, asegurándose que los activos nuevos sean debidamente ingresados al sistema de UNDSS Colombia, del PNUD y en los formatos de UNDSS Dubai.
  • Realizar el registro, retiro y/o modificación de ubicación de activos según sea el caso, a través de la actualización de las fichas del inventario por persona.
  • Registrar y hacer seguimiento hasta la finalización del proceso de registro de los activos de los diferentes proyectos de UNDSS en la intranet del PNUD según los lineamientos establecidos. Verificación de soportes e información en Atlas, verificando que los activos de UNDSS cuenten con los stickers de identificación respectivos.
  •  Actualizar mensualmente la tabla de inventarios de todos los Proyectos según las acciones adelantadas durante el mes (adquisiciones, bajas).
  • Preparar la información requerida para los procesos de baja de activos fijos mayores a USD $400 y coordinar con su supervisor los procesos a seguir a través de venta, donación u otro medio definido, participando activamente de su realización.
  • Llevar un control actualizado de los activos menores a USD 399 a nivel interno de la oficina y realizar las gestiones correspondientes para los procesos de baja de estos activos (publicación, apertura de urna, preparación de actas, consignaciones, órdenes de entrega/salida, archivo de plaquetas retiradas y preparación de cualquier otro documento que sea requerido).
  • Responsable del manejo y distribución de la correspondencia de la oficina incluyendo el seguimiento al envío de correos certificados.
  • Mantener organizado y actualizado el archivo general de la oficina de Bogotá, incluyendo archivo ubicado en depósitos de Bogotá y apoyar la organización de archivos generales de UNDSS según lineamientos PNUD.
  • Diligenciar las acciones requeridas de solicitudes de viaje incluyendo proceso de cotizaciones, tiquetes, viáticos y reembolsos de personal de su área. Gestionar las reservas y expedición de tiquetes de las áreas de comunicaciones, análisis, administración, Unidad de Estrés y de los jefes de oficina según sea requerido.
  • Gestionar procesos de mantenimiento de la bodega de UNDSS, de manera conjunta con el área de comunicaciones.
  • Apoyar las funciones y tareas del/de la Asistente Administrativa(o) del área finanzas y de su supervisor ante ausencias por misiones oficiales, vacaciones u otro tipo de licencias, o según sea encomendado por parte de su supervisor.
  • Realizar cualquier otra función administrativa, técnica u operativa que le sea asignada por el DCSA y cumplir con las demás solicitudes recibidas y delegadas por el CSA en los tiempos definidos

Impacto de Resultados

Los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus funciones deben tener un impacto sobre la eficiencia operacional de las oficinas de UNDSS en Colombia, a nivel central y regional contribuyendo al correcto funcionamiento de UNDSS a través de puntos de control que monitorean la gestión oportuna y la calidad de los distintos trámites administrativos, mediante la articulación eficiente con las áreas de apoyo, así como de eventuales contrapartes de UNDSS.

El aporte del trabajo realizado por el/la Asistente Administrativo(a) debe estar dirigido al fortalecimiento, creación y mantenimiento de redes de trabajo, canales de comunicación y coordinaciones efectivas a nivel central y regional, mediante los cuales sea posible dirigir las operaciones a través de respuestas oportunas y eficaces a las necesidades administrativas que en temas de seguridad se puedan presentar.

Competencias Core:

 

Liderazgo:

Actitud inclusiva en la toma de decisiones

  • Busca y reconoce los aportes individuales
  • Motiva el diálogo y actúa en consecuencia con los aportes de los equipos
  • Anticipa y resuelve los conflictos
  • Acoge la diversidad de opiniones y las considera oportunidades de mejoramiento
  • Reconoce el crédito a los otros
  • Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones apropiados

 

Innovación:

Analiza y recomienda

  • Analiza materiales técnicos complejos (incluida información) y realiza recomendaciones concisas y pertinentes
  • Aporta a la producción confiable de servicios y transferencias de conocimientos
  • Identifica y aborda los posibles desafíos de manera rápida y desarrolla planes de acción
  • Considera oportunidades específicas de mejora inmediata en su propio campo

 

Gestión del Talento

Busca oportunidades para aprender y compartir

  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función

 

Comunicación:

Escucha a fin de desarrollar sensibilidad hacia las necesidades del cliente

  • Respeta las diferencias de opinión
  • Encuentra elementos en común para resolver problemas
  • Se gana la confianza de colegas, socios y clientes
  • Presenta a las demás ideas conceptuales complejas en términos prácticos
  • Adapta las comunicaciones a cada público específico
  • Construye redes informales interna y externamente y las considera parte del proceso de construcción de valor
  • Desarrolla la comprensión detallada de las necesidades, problemas y prioridades del   cliente mediante la solicitud permanente de su retroalimentación
  • Conoce cómo se desempeña el equipo respecto a las expectativas del cliente
  • Reconoce y recompensa logros

 

Entrega de Resultados

Adapta e implementa

  • Asume la responsabilidad para enfrentar situaciones críticas
  • Demuestra compromiso hacia los clientes y calidad
  • Trabaja según las metas acordadas, enfrentando los desafíos de manera constructiva
  • Responde por la implementación de proyectos o resultados del equipo
  • Asume responsabilidades y se esfuerza por planificar metas, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres
  • Actúa siempre de manera cumplida y utiliza los recursos con responsabilidad

 

Competencias Funcionales:

 

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje

  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera del PNUD.
  • Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal.
  • Promueve el aprendizaje organizacional y el intercambio de conocimientos
  • Genera nuevas ideas y enfoques, investiga las mejores prácticas y propone nuevas formas más eficaces de hacer las cosas
  • Documenta y analiza estrategias innovadoras y nuevos enfoques

 

Eficacia Operacional

  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos
  • Habilidad para el desarrollo de procesos de apoyo operacional y administrativo

 

Orientación al cliente

  • Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada.
  • Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos.
  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos.

 

Construcción de Alianzas Estratégicas

  • Mantiene una red de contactos establecida para el intercambio de información general y para permanecer actualizado en asuntos relativos a esas alianzas
  • Analiza y selecciona materiales para el fortalecimiento de alianzas estratégicas con socios y partes interesadas
  • Establece y fomenta la comunicación positiva con los socios

Educación

  • Profesional en Economía, Administración de Empresas o áreas afines

Experiencia

  • Experiencia mínima de cuatro (4) años en gestión y control de actividades administrativas y operativas.
  • Deseable experiencia en el Sistema de Naciones Unidas, específicamente en trabajos que impliquen articulación territorial

Conocimientos

  • Adecuado conocimiento, habilidades y experiencia demostrada en el manejo de herramientas informáticas de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Internet, correo electrónico.
  • El conocimiento de las áreas de operaciones de UNDSS es considerado un requisito preferencial más no esencial (deseable)

Idiomas

  • Excelente redacción y alta habilidad de expresión. 
  • Inglés básico para trabajar

Otros Requerimientos

  • Disponibilidad para viajar, inclusive en áreas aisladas y de difícil acceso.
  • Disponibilidad para trabajar en fines de semana y/o festivos según sea requerido

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