Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

TITRE DU POSTE : Business Support – Programme

TYPE DE CONTRAT : Fixed-Term – Grade : G4

UNITÉ/DIVISION : Programme / CP Management

POSTE D'AFFECTATION (Ville, Port-au-Prince, HAITI

Pays) :

DURÉE : 12 mois

LE CONTEXTE ET L'OBJECTIF DU POSTE :

Le Programme Alimentaire Mondial en Haïti est un acteur majeur dans la lutte contre la faim. Plusieurs activités sont mises en œuvre pour réduire l’insécurité alimentaire dans le pays notamment l’assistance alimentaire d’urgence pour les ménages les plus vulnérables, la mise en place d’activités nutritionnelles, celles liées à la résilience, aux programmes de cantines scolaires et d’achats locaux puis celles qui visent en renforcer les systèmes de protection sociale. Le PAM en Haïti recherche à renforcer son équipe de Business Support liée au Programme pour réaliser toutes les tâches administratives de support à l’Unité Programme et transactions nécessaires pour la mise en œuvre des opérations.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Au sein de l’équipe Cooperating Partners Management (CPM), l’assistant(e) Business Support devra s’acquitter des tâches décrites ci-dessous en conformité aux principes, normes et exigences du PAM, afin d’assurer une bonne gestion administrative des dossiers de l’Unité Programme, des accords avec les partenaires coopérants et de façon générale de toutes les transactions de l’Unité programme liées aux opérations (transversales sur toutes les activités).

1. Avoir une bonne connaissance du Manuel Administratif et Financier du PAM et pouvoir répondre aux requêtes de support de la part du personnel de l’Unité dans le cas de doutes pour la bonne procédure à suivre ;

2. Appuyer l’Unité Programme dans les différentes activités et tâches administratives nécessaires au suivi opérationnel des projets ;

3. Appuyer la création des Micro-Purchase Orders (MPO) ;

4. Encoder tous les accords, avances, paiements effectués dans le système (WINGS/SAP);

   4a. Créer les documents des accords des partenaires Coopérants (SOA/PODA) ;

   4b. Créer les requêtes (OA/PR) pour la distribution de cash aux bénéficiaires ;

   4c. Traiter et enregistrer les avances demandées par les Partenaires Coopérants ;

   4d. S’occuper du processus de paiement des partenaires coopérants à travers l’ITS (invoice tracking system), la création de SES (service entry sheet) et les requêtes de paiement, tout en s’assurant que les normes du PAM sont respectées ;

   1. Traiter les réconciliations liées aux distributions monétaires (dont la création des SES) ;

   2. Archiver toute la documentation dans WINGS ;

   3. Maintenir à jour l’outil de traçage des transactions (Tracking Tool - TT) et s’assurer de la qualité des données insérées à chaque transaction ;

   4. Faire le suivi mensuel des PODA ouverts pour l’Unité Programme ;

   5. Préparer le Cash Forecast mensuel pour l’Unité Programme ;

   6. Assurer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

      LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

      1. Le processus de création et suivi des étapes administratives et financières des partenariats (p.e. : PR, PO, SES, etc) respecte les délais et qualité attendus ;

      2. Le processus de facturation des partenaires de mise en œuvre est réalisé dans les délais et selon standards de qualité attendus ;

      3. La « tracking tool » est toujours complète et à jour avec les données des transactions ;

      4. Les informations sur les avancées des différents dossiers sont partages de façon régulière ;

      5. Toute la documentation de support nécessaire selon standards du PAM est disponible et archivé.

         CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

         Compétences thématiques MRPP

         Compétence

         Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis